Officers of the Society for 2010 - 2011

President; Trevor Davenport ARPS DPAGB
Past President;Gary Parker
President Elect; Mr. Les Auld
Hon. Secretary; Mr. N. McQueen, CPAGB
Hon. Syllabus; Sec; Mrs. P. R. Hey Hon. PAGB
Hon. Treasurer: Mr. Kit Robinson

All other officials and council members are in our syllabus booklet, available through our membership secretary.
We are a competitive society and have 4 rounds in our Championship print & slide
Competitions and have 'set subject' competitions for; Landscape, Portrait,
Documentary, Natural History, Chosen Subject (Industrial Heritage)
and a Theme Panel (set of 3 prints or PDI files on any theme) competitions.
Our competition secretary is Mr. A. G. Williams CPAGB

**** SPS Club Policy ****

-: 1 :-
 Equality Policy Statement

The Society is committed to eliminating discrimination and encouraging diversity amongst our membership. Our aim is that each member feels respected and able to give of their best. To that end the purpose of this policy is to provide equality and fairness for all in the Society and not to discriminate on grounds of gender, marital status, race, ethnic origin, colour, nationality, national origin, disablity, sexual orientation,
religion or age.

We oppose all form of unlawful and unfair discrimination. All members will be treated fairly and with respect.

All members will be helped and encouraged to develop their full potential and the talents and resources of the members will be fully utilised to maximise the efficiency of the Society.

Our commitment:

• To create an environment in which Individual differences and the contributions of all our members are recognised and valued.
• Every member is entitled to an environment that promotes dignity and respect to all. No form of intimidation,
bullying or harassment will be tolerated.

Breaches of our equality policy will be regarded as misconduct and could lead to dlisciplinary proceedings.

• This policy Is fully supported by Council.
• The policy will be monitored and reviewed annually

-: 2 :-
CONSTITUTION 
 
1. TITLE 
 
The name of the Society shall be the Southport Photographic Society hereinafter referred to as the Society.
 
 
2. OBJECTS 
 
The objects for which the Society is established are to advance the education of the public
 in the theory and practice of photoraphy as an art and solely as ancillary thereto and in furtherance thereof:
 
 
(a) To organise and conduct public exhibitions of photographs, photographic art and apparatus.
 
 
(b) To acquire, collect and preserve for the public benefit examples of photography and 
photographic apparatus of historic and artistic interet and importance.
 
 
(c) By means of research, instruction, information, advice, lectures, publications, sources of reference
 and otherwise to collect and to make publicly available information concerning photography
 and photographc art apparatus and history.
 
 
(d) To do all such other things as are necessary for the furtherance of the objects aforesaid.
 
 
3. MEMBERSHIP 
 
(a) Subject to sub-paragraph (c) below membership of the Society shall be open to those who paythe annual subscription at the appropriate rate or rates as detrmined in accordance with paragraph 12 below.
 
 
(b) Applications for membership shall be made in a form approved by the Council and shall be accompanied by a remittance in respect of the subscription in force at the time the application is made.
 
 
(c) The Council may elect as an Honorary Member any individual who, having rendered distinguished service
 to the Society or photography in general, is willing to assist in the promotion of the Society's objects.
 Such election may be for life or for such other period as the Council may determine. 
Such members, other than life members, shall have no right to vote at any meeting of the Society
 or to be elected to the Council or any office in the Society.
 
 
(d) Members and visitors under 18 years of age must be accompanied at all meetings and other events
 by a parent or guardian, or an adult with the specific agreement of the parent/guardian, 
who will be responsible for their safety at all times.
 
 
4. MANAGEMENT 
 
4.1 The management of the affairs of the Society shall be vested in the Council, which shall consist of
 the Officers of the Society, six other members elected as hereinafter provided, and such persons
 as may be nominated or co-opted in accordance with the provisions contained in paragraph 6 hereof.
 The Officers of the Society shall consist of a President, Past President, President Elect. Honorary Secretary
 or Secretaries, and Honorary Treasurer. The President shall preside at all meetings of the Council 
and of the members,
 
1

Transcribed for Website June 2010
and in his absence the Past President shall preside. In the absence of both President
 and Past President, the President Elect shall preside and in the absence of the President,
 Past President and President Elect, the Chairman of the meeting shall be elected by a show of hands of those present at the meeting.
 
 
4.2 The Council shall control the finances of the Society, and have full power to make regulations regarding:
  
(a) the handling by the Honorary Treasurer of the monies of the Society.
 
(b) the use of any rooms occupied by, and any apparatus belonging to the Society.
  
(c) the conduct of all meetings save as expressly herein provided.
 
 
5. ORDINARY MEETINGS
 
The Society shall meet at least once each week during the period from September to April
 unless otherwise decided by the Counci.
 
 
6. ANNUAL GENERAL MEETINGS AND ELECTION OF OFFICERS AND COUNCIL
 
6.1 

An Annual General Meeting of the Society shall be held on the last normal meeting night
 of the Winter session each year at uch place as the Council shall decide.
 At least fourteen days' notice in writing of such Meeting shall be given.
 
 
6.2 At such Meetings:
 
(a) The Minutes of the previous Annual General Meeting shall be read.
 
(b) The Honorary Secretary shall present a Report of the activities of the Society from the date
 of the previous Report.
 
(c) The Honorary Treasurer shall present a balance sheet and a Statement of the Society's
 income and expenditure from the date of he previous Statement to the close of the normal
 weekly meeting prior to the AGM. By the first meeting of the next winter session the accounts
 shall be examined by an Independent Examiner/Auditor appointed by the members and
 a copy of those accounts shall be distributed to members.
 
(d) The Officers (with the exception of the Past President and save as herein otherwise
 provided of the President) shall be elected and shall serve until the conclusion of 
the Annual General Meeting next following their election. If there is no President Elect
 or if the President Elect is unwilling to serve as President then the President
 shall be electe as aforesaid but otherwise the President Elect shall
 at the conclusion of the Annual General Meeting next following his electin 
automatically become President and shall serve as such until the conclusion of the
 Annual General Meeting after that. The retiring President shall, if willing, become 
Past President at the time of his retirement as President and shall serve as such 
until the conclusion of the next follwing Annual General meeting.
 
(e) An Independent Examiner or Auditor shall be appointed.
 
(f) Any other business of which notice shall have been given in the notice convening the
 Meeting which the Chairman shall decide oght to be conducted in the best interests of the Society, 
shall be dealt with.
 
 
6.3 At the first Annual General Meeting to be held after the adoption of this Constitution
 six persons shall be elected to serv as members of the Council. At every subsequent Annual General Meeting
 three of the elected members shall retire from office. The persons to retire in every year shall be those
 who have been longest in office since their last election but as between pesons who became members
 of the Council on the same day those to retire shall be determined by reference to the number of votes
 ast in their favour at their election, those with the lesser number retiring first. 
In the event of equality of votes those to retire shall be determined by lot. An appropriate number of
 persons shall be elected to fill any vacancies arising in the membership of the Council. 

2

Transcribed for Website June 2010
 
6.4 The name of any member nominated for election as an Officer or as a member of the Council shall, 
except where the nomination is by the Council, be given to the Honorary Secretary in writing at least 
seven days before the Annual General Meeting.
 
 
6.5 The Officers and members of the Council who are to be elected shall be elected by ballot, 
and every member present at the Meeting shall be entitled to one vote for each vacancy which is to be filled.
 
 
6.6 The Council shall be entitled to nominate a person to serve as an additional Officer 
and to co-opt a number of persons to serve as additional members of the Council and
 such additional Officers or co-opted members of the Council shall retire at the conclusion of 
the Annual General Meeting next following their nomination or cooption. Any elected or 
nominated Officer or elected or co-opted member of the Council shall be eligible to be elected, 
nominated or co-opted again.
 
 
6.7 All Officers and members of the Council shall be members of the Society.
 
 
7. EXTRAORDINARY GENERAL MEETINGS 

If at least ten members of the Society shall by written request to the Honorary Secretary, 
stating their reason or reasons therefore, require a Meeting to he held, 
or the Council shall decide that it is expedient that such a Meeting shall be held, 
an Extraordinary General Meeting of the Society shall be called. At least fourteen days' notice
 of such Meeting, stating the object of the Meeting, shall be given to all members of the Society.
 
 
8. CASUAL VACANCIES IN OFFICERS AND COUNCIL 

The Council shall be entitledto elect a member of the Society to fill any casual vacncy
 in the Officers or members of the Council, but the member so appointed shall hold office only 
until the next following Annual General Meeting, when he shall retire but shall 
be eligible for re-election. If he has been appointed to fill a vacancy among 
the members of the Council he shall not be taken into account in determining the
 members of the Council who are to retire by rotation at such Meeting.
 
 
9. QUORUM FOR MEETINGS 

Five members present shall form a quorum at all Council Meetings of the Society, 
and fifteen members present shall form a quorum for all Annual General and Extraordinary General Meetings.
 
 
10. NOTICES OF MOTION 

All notices of motion to be moved at an Annual General or Extraordinary General Meeting
 of the Society (other than any alterations and/or additions to this Constitution) 
shall be forwarded in writing, signed by the proposer and seconder, to the Honorary Secretary
 at least seven days before the date of the Meeting. Any amendment to a notice of motion shall be
 put forward at the Meeting, but shall not be voted upon unless duly moved and seconded.
 
 
11 VOTING 

Except where otherwise herein provided, at all meetings of the Council or of the members of the Society,
 the decision of the majority of the members present and voting shall decide all matters.
 In the case of equality of votes, the Chairman of the meeting shall have a second or casting vote.
 
3

Transcribed for Website June 2010
4
12.SUBSCRIPTIONS 

The rates of subscriptions shall be determined by the Council for each year.
 
 
13. AMENDMENT OF THE CONSTITUTION 

13.1 No alteration or addition to this Constitution shall be made except at an Annual General Meeting
 or at an Extraordinary Geeral Meeting. Notice of any proposed alteration or addition shall be sent
 in writing to the Honorary Secretary at least twenty one days befoe the date of the Meeting
 at which such suggested alteration or addition shall be submitted for approval,  
and at least seven days' notice of all suggested alterations or additions shall he given 
to the members of the Society beforethe date of the Meeting at which such alterations
 or additions shall be submitted. No alteration or addition to this Constitution shall be made
 unless the suggested alterations or additions shall be approved b two-thirds
 of the members present at the Meeting.
 
13.2 No such alteration or addition shall be made to paragraph 2 hereof without the consen
t of the Charity Commissioners for Enland and Wales and no such alteration 
or addition shall be made which shall have the effect of causing the Society to cease to e a Charity.
 
 
14. APPLICATION OF INCOME AND PROPERTY 

The income and property of the Society whencesoever derived shall  be applied solely
 toward promoting the objects declared in paragraph 2 above. No portion thereof shall be paid
 or transferred either directly or indirectly to any member or members of the Society 
except i satisfaction of legitimate expenses incurred on behalf of the Society.
  
15. DISSOLUTION 

In the event of the winding up or dissolution of the Society, 
any assets remaining after all liabilities have been discharged shall not be paid
 or transferred to any member or members of te Society but shall be transferred
 to such charitable organisation or charitable organisations whose objects are similar
 to thoe of the Society and whose foundation instrument or instruments preclude
 the distribution of income and assets to its or their embers as the Council of the Society may determine.
 
 
16. DISTRIBUTION OF COPIES OF CONSTITUTION 

A copy of the Constitution of the Society shall be provided to every member thereof.
 
 
This Constitution was adopted at an AGM held on 9th April 1980,
 as amended at the EGM on 6th January 1992, the AGMs on 30th April 2001 and 25th April 2005

****************************************